MANAJEMEN EDISI 2 BY T.H. HANDOKO (BAB 1-7)

1.       Pengertian Manajemen

a.         Dasar  Pemikiran

Dalam melaksanakan kegiatan produksi diperlukan manajemen yang berguna untuk menerapkan keputusan-keputusan dalam upaya mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumber-sumber daya dalam proses produksi untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut James AF Stoner yang dialih bahasakan oleh T. Hani Handoko, sebagai berikut :
 “Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”

Dari pengertian manajemen di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efektif danefisien dengan menggunakan orang-orang melalui fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya yang tersedia.

Ada tiga alasan utama mengapa manajemen diperlukan :

a)        Untuk mencapai tujuan

b)        Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan

c)        Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas kerja organisasi

Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar,sedangkan Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things), sedang efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right).

b.        Aplikasi-aplikasi yang berbeda dari  istilah Manajemen

Ada empat aplikasi yang berbeda dari istilah manajemen. Istilah manajemen dapat digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan:

a)        Pengelompokan Pekerjaan. Manajemen berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial.

b)        Seorang Individu. yang melaksanakan fungsi-fungsi manajerial atau bagian dari kelompok secara keseluruhan dapat disebut bagian manajemen.

c)        Suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi akademik, atausuatu bidang studi.

d)       Suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses; karena mencakup pelaksanaan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi.

c.         Sumber Daya  Dalam Manajemen

a)        Man (factor manusia adalah yang paling menentukan)

b)        Money (uang yang untuk mencapai tujuan)

c)        Mathodes (cara kerja atau system kerja yang digunakan untuk mencapai tujuan)

d)       Materials (bahan-bahan yang diperlukan)

e)        Machines (mesin-mesin yang diperlukan untuk mencapai tujuan)

f)         Market (pasar atau pemasaran sebagai tempat untuk memperjualbelikan hasil produksi

2.       Manajemen dan Manajer

Secara umum “manajer” berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya. Manajer dapat diklasifikasi dengan dua cara : menurut tingkatan mereka dalam organisasi (rendah, menengah dan tinggi) dan kegiatan-kegiatan organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab (manajer umum dan fungsional).

a.         Tingkatan Manajemen

a)        Manajemen Lini (pertama), merupakan tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional, dalam tingkatan ini para manajer di sebut dengan kepala atau pemimpin, mandor (foremen), dan penyelia (supervisors)

b)        Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional.

c)        Manajer Puncak. Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecileksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemenorganisasi. Sebutan khas manajer puncak adalah direktur, presiden, kepala divisi,wakil presiden senior, dan sebagainya.

Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan. Ada dua fungsi utama manajemen, yaitu:

a)      Manajemen Administratif

Manajemen administratif lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan.

b)      Manajemen Operatif

Manajemen operatif lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil secara efektif.

b.         Manajer-manajer Fungsional dan Umum

Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dikelola, para manajer dapat pula diklasifikasi sebagai manajer fungsional dan manajer umum. Manajer fungsional mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi, seperti produksi, pemasaran, keuangan,kepegawaian, atau akuntansi.

c.         Fungsi-fungsi yang dilaksanakan Manajer

Salah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial dibuat oleh Henri Fayol, yang menyatakan bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, dan pengawasan adalah fungsi-fungsi utama.

a)        Perencanaan
Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan organisasi memiliki tujuan yang memungkinkan diantaranya :

1.        Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.

2.        Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih.

3.        Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkatan kemajuan tidak memuaskan.

b)        Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) adalah:

1.        penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.        perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kea rah tujuan.

3.        penugasan tanggung jawab tertentu.

4.        pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tuganya.

c)        Penyusunan Personalia

Adalah penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.

d)       Pengarahan
Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan.

e)        Pengawasan
Pengawasan (controlling), adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsure, yaitu :

1.        penetapan standar pelaksanaan

2.        penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan

3.        pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan

4.        pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

Semua fungsi-fungsi manajemen ini harus dilaksanakan oleh manajer kapan saja dan dimana saja kelompok-kelompok diorganisasi, walaupun ada perbedaan tekanan untuk tipe organisasi, jabatan-jabatan fungsional, dan tingkatan manajemen yang berbeda.

d.        Kegiatan-kegiatan Manajer

Agar konsep tentang manajer menjadi lebih jelas, berikut ini akan diuraikan secara terinci apa tugas-tugas penting yang dilaksanakan manajer :

a)        Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.

b)        Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas.

c)        Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan.

d)       Manajer harus berpikir secara analitis dan konsepsual.

e)        Manajer adalah seorang mediator.

f)         Manajer adalah seorang politisi.

g)        Manajer adalah seorang diplomat.

h)        Manajer mangambil keputusan-keputusan sulit.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer pada dasarnya kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh para manajer dapat diklasifikasi ke dalam empat kelompok, yaitu Pribadi, Teknis, Administratif, Interaksional.

3.       Perkembangan Teori Manajemen

a.         Teori Manajemen Klasik

Pada permulaan tahun 1800 an Robert Owen (1771 - 1858), seorang manajer beberapa pabrik pemintalan kapas di New Lanark Skotlandia, menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia membuat perbaikan-perbaikan dalam kondisi kerja, seperti pengurangan hari kerja standar, pembatasan anak-anakdi bawah umur yang bekerja, membangun perumahan yang lebih baik bagi karyawandan mengoperasikan toko perusahaan yang menjual barang-barang dengan murah. Dia mengemukakan bahwa melalui perbaikan kondisi karyawanlah yang akanmenaikan produksi dan keuntungan (laba), dan investasi yang paling menguntungkan adalah pada karyawan atau “vital machines”. Disamping itu Owen mengembangkan sejumlah prosedur kerja yang juga memungkinkan peningkatan produktivitas. Charles Babbage (1792 – 1871). Charles Babbage, seorang professor matematika dari Inggris, mencurahkan banyak waktunya untuk membuat operasi-operasi pabrik menjadi lebih efisien. Babbage adalah penganjur pertama prinsip pembagian kerja melalui spesialisasi. Setiap tenaga kerja harus diberi latihan keterampilan yang sesuai dengan setiap operasi pabrik. Sebagai kontribusinya yang lain, Babbage menciptakan alat penghitung (calculator) mekanis pertama, mengembangkan program-program permainan bagi komputer, menganjurkan kerjasama yang saling menguntungkan antara kepentingan karyawan dan pemilik pabrik, serta merencanakan skema pembagian keuntungan.

b.        Manajemen ilmiah

Manajemen Ilmiah (scientific management)  mula - mula dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915) sekitar tahun 1900- an karena karyanya tersebut, Taylor disebut sebagai “bapak manajemen Ilmiah”. Taylor telah memberikan prinsip-prinsip dasar (filsafat) penerapan pendekatan ilmiah pada manajemen, dan mengembangkan sejumlah teknik-tekniknya untukmencapai efisiensi.

Empat prinsip dasar tersebut adalah :

a)        Pengembangan metoda-metoda ilmiah dalam manajemen.

b)        Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya.

c)        Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan.

d)       Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja.

Kemudian pada tahun  1868– 1924 dan 1878– 1972 pasangan suami istri Frank dan Lillian Gilberth  memberikan  Kontributornya, Frank Gilberth, seorang peloporpengembangan studi gerak dan waktu, menciptakan berbagai teknik manajemenyang diilhami Taylor. Sedangkan Lillian Gilberth lebih tertarik pada aspek-aspekmanusia dalam kerja, seperti seleksi, penempatan dan latihan personalia. Dia mengemukakan gagasannya dalam bukunya yang berjudul The Psychology of Management. Baginya, manajemen ilmiah mempunyai satu tujuan akhir membantu para karyawan mencapai seluruh potensinya sebagai mahluk hidup.

Pada tahun 1861 –1919 Henry L. Gantt mengemukakan gagasan-gagasannya, yaitu :

a)        kerjasama yang saling menguntungkan antara tenaga kerja danmanajemen

b)        seleksi ilmiah tenaga kerja

c)        sistem insentif (bonus) untukmerangsang produktivitas

d)       penggunaan instruksi-instruksi kerja yang terperinci.

Kontribusinya yang terbesar adalah penggunaan metoda grafik, yang dikenal sebagai “bagan Gantt”, untuk perencanaan, koordinasi dan pengawasan produksi.

Pada tahun 1853– 1931 Harrington Emerson datang dengan mengemukakan 12 prinsip-prinsip efisiensi yang sangat terkenal, yang secara ringkas adalah sebagai berikut :

a)        Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas.

b)        Kegiatan yang dilakukan masuk akal.

c)        Adanya staf yang cakap.

d)       Disiplin.

e)        Balas jasa yang adil.

f)         Laporan-laporan yang terpercaya, segera, akurat, dan ajeg sistem informasi dan akuntansi.

g)        Pemberian perintah, perencanaan dan pengurutan kerja.

h)        Adanya standar-standar dan skedul-skedul metoda dan waktu setiap kegiatan.

i)          Kondisi yang distandarisasi.

j)          Operasi yang distandarisasi.

k)        Instruksi-instruksi praktis tertulis yang standar.

l)          Balas jasa efisiensi – rencana insentif.

c.         Teori Organisasi Klasik

Henry Fayol seorang  industrialis perancis (1841 –1925), mengemukakan teori danteknik-teknik administrasi sebagai pedoman bagi pengelolaan organisasi-organisasiyang kompleks dalam bukunya yang terkenal, Administration Industrielle et Generale(Administrasi Industri dan umum). Fayol membagi operasi-operasi perusahaan menjadi enam kegiatan, yang semuanyasaling tergantung satu dengan yang lainnya. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah:

a)        teknik – produksi dan manufacturing produk

b)        komersial –pembelian bahan bakudan penjualan produk

c)        keuangan (finansial) –perolehan dan penggunaan modal

d)       keamanan –perlindungan karyawan dan kekayaan

e)        akuntansi –pelaporan danpencatatan biaya, laba dan hutang,pembuatan neraca, dan pengumpulan datastatistic

f)         manajerial.

Disamping itu Fayol juga mengemukakan empat belas prinsip-prinsip manajemen yang secara ringkas adalah sebagai berikut :

a)        Pembagian kerja – adanya spesialisasi akan meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja.

b)        Wewenang – hak untuk memberi perintah dan dipatuhi.

c)        Disiplin – harus ada respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan tujuan-tujuan organisasi.

d)       Kesatuan perintah – setiap karyawan hanya menerima instruksi tentang kegiatan tertentu dari hanya seorang atasan.

e)        Kesatuan pengarahan – operasai-operasi dalam organisasi yang mempunyai tujuan yang sama harus diarahkan oleh seorang manajer dengan penggunaan satu rencana.

f)         Meletakan kepentingan perseorangan di bawah kepentingan umum.

g)        Balas jasa – kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.

h)        Sentralisasi.

i)          Rantai skalar.

j)          Order – bahan-bahan (Material).

k)        Keadilan.

l)          Stabilitas staf organisasi.

m)      Inisiatif.

n)        Esprit de corps (semangat korps).

James D Mooney, menurutnya untuk merancang organisasi perlu diperhatikan 4 kaidah dasar, yaitu koordinasi – syarat-syarat adanya koordinasi meliputi wewenang, saling melayani, doktrin dan disiplin, prinsip skalar, prinsip fungsional, prinsip staf.

Mary Parker Follett (1868 – 1933), Follett adalah seorang ahli ilmu pengetahuan social pertama yang menerapkan psikologi pada perusahaan, industri dan pemerintah. Follett memberikan sumbangan besar pada manajemen yaitu tentang kreativitas, kerjasama antara manajer dan bawahan, koordinasi dan pemecahan konflik.

Chaster I. Barnard (1886 – 1961), adalah presiden perusahaan Bell Telephone di New Jersey. Dia memandang organisasi sebagai sistem kegiatan yang diarahkan pada tujuan. Fungsi-fungsi utama manajemen menurur pandangan Barnard, adalah perumusan tujuan dan pengadaan sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

d.        Aliran Hubungan Manusiawi

Aliran hubungan manusiawi (prilaku manusia atau neoklasik) muncul karena ketidakpuasan bahwa yang dikemukakan pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Beberapa ahli mencoba melengkapi teoriorganisasi klasik dengan pandangan sosiologi dan psikologi. Hugo Munsterberg (1863 –1916) Sebagai pencetus psikologi industri, Hugo Munsterberg sering disebut sebagai bapak psikologi industri. Dia mengemukakan bahwa untuk mencapai peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu penemuan Best Possible Person, penciptaan best possible work, dan penggunaan best possible effect untuk memotivasi karyawan.

Sedangkan Elton Mayo (1880 –1949) merupakan dua tokoh yang memberikan kontributornya dalam aliran ini. Ia mengadakan suatu percobaan untuk menemukan bahwa kelompok kerja informal lingkungan social karyawan juga mempunyai pengaruh besar pada produktivitas, kemudian konsep mahluk sosial dimotivasi oleh kebutuhan sosial, keinginan akan hubungan timbal balik dalam pekerjaan, dan lebih responsif terhadap dorongan kelompok kerja pengawasan manajemen telah menggantikan konsep mahluk rasional yang dimotivasi oleh kebutuhan- kebutuhan phisik manusia.

e.         Aliran Manajemen Modern

Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal sebagai perilaku organisasi, dan yang lain di bangun atas dasar manajemen ilmiah, dikenal dengan aliran kuantitatif.

f.          Perilaku Organisasi

Prinsip-prinsip dasar perilaku organisasi yaitu produksi, pengembangan strategi produk, perencanaan program pengembangan sumber daya manusia, penjagaan tingkat persediaan yang optimal dan sebagainya.
Penggunaan teknik-teknik untuk pemecahan masalah dan pembuatan keputusan telah terbukti banyak membantu manajer dalam kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengawasan.

Langkah-langkah pendekatan manajemen science biasanya adalah sebagai berikut :

a)        Perumusan masalah.

b)        Penyusunan suatu model matematis.

c)        Mendapatkan penyelesaian dari model.

d)       Pengujian model dan hasil yang didapatkan dari model.

e)        Penetapan pengawasan atas hasil-hasil.

f)         Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi.

g.         Perkembangan Teori Manajemen Di Masa Mendatang

Ada lima kemungkinan arah perkembangan teori manajemen selanjutnya di masa mandatang, yaitu :

a)        Dominan (paling berguna).

b)        Divergence (jalurnya sendiri).

c)        Convergence ( batasan-batasan).

d)       Sintesa (berintegrasi).

e)        Proliferation.

4.       Manajer dan Lingkungan Eksternal Organisasi

a.         Faktor-faktor lingkungan eksternal

Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur di luar organisasi, yang sebagian besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Organisasi mendapatkan masukan-masukan yang dibutuhkan, seperti bahan baku, dana tenaga kerja,dan energi dari lingkungan eksternal, mentransformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian memberikan sebagai keluaran-keluaran kepada lingkungan eksternal. Lingkungan eksternal mempunyai baik unsur-unsur yang berpengaruh lansung (lingkungan eksternal mikro) dan berpengaruh tidak langsung (lingkungan ekstern makro). Lingkungan ekstern mikro terdiri dari para pesaing, penyedia, langganan, lembaga-lembaga keungan,pasar tenaga kerja, dan perwakilan-perwakilan pemerintah. Unsur-unsur lingkungan eksterrnal makro mencakup teknologi, ekonomi, politik dan sosial yang mempengaruhi iklim dimana organisasi beroperasi dan mempunyai potensi menjadi kekuatan-kekuatan sebagai lingkungan ekstern mikro.

b.        Organisasi Dan Lingkungan

Lingkungan ekstern mempengaruhi manajer-manajer bervariasi menurut tipe dan tujuan organisasi. Hal ini berbeda di antara posisi-posisi dan fungsi-fungsi dalam suatu organisasidan bahkan antara tingkatan-tingkatan hirarki di dalam organisasi. Jadi, manajer pada perusahaan A mungkin lebih dipengaruhi faktor-faktor dalam lingkungan ekstern disbanding manajer pada perusahaan B, eksekutif dipengaruhi lebih daripada pekerja klerikal, dan pegawai administrasi kantor dibanding manajer divisi penjualan.

c.         Tanggung jawab sosial Manajer

Tanggung jawab sosial berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusannya. Dengan demikian manajer sekarang dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha, terutama dalam hubungannya denganlangganan, karyawan, penemu teknologi, lembaga-lembaga pendidikan, perusahaan-perusahaan lain, para penyedia, kreditur, pemegang saham, pemerintah dan masyarakat pada umumnya. Ada lima faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika, yaitu hukum, peraturan-peraturan pemerintah, kode etik industri dan perusahaan, tekanan-tekanan sosial, dan tegangan antara standar perorangan dan kebutuhanorganisasi. Faktor-faktor ini mempengaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang-bidang fungsi yang berbeda-beda.

5.       Proses Perencanaan

a.         Pengertian perencanaan

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yangharus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapaidengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaandan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Empat tahap dasar perencanaan :

a)        Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

b)        Merumuskan keadaan saat ini.

c)        Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.

d)       Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

b.        Alasan-alasan perlunya perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

a)        Manfaat perencanaan    

1.        membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

2.        membantu dalam kristalisasi persesuaian padamasalah-masalah utama,

3.        memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

4.        membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat,

5.        memberikancara pemberian perintah untuk beroperasi,

6.        memudahkan dalam melakukan koordinasidiantara berbagai bagian organisasi,

7.        membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebihmudah dipahami,

8.        meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

9.        menghemat waktu, usaha dan dana.  

b)        Kelemahan perencanaan

1.        pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkinberlebihan pada kontribusi nyata,

2.        perencanaan cenderung menunda kegiatan,

3.        perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi,

4.        kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual danpenanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi,

5.        ada rencana-rencanayang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

c)        Tipe-tipe perencanaan dan rencana

Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut :

1.        Bidang Fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.

2.        Tingkatan Organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.

3.        Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana, meliputi faKtor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.

4.        Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

5.        Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran,program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya.

Ada dua tipe utama rencana :

1.        rencana-rencana strategik (strategik plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas. Secara singkat langkah-langkah proses penyusunan strategik dapat diuraikan sebagai berikut :

a.         Penentuan Misi dan Tujuan

b.         Pengembangan Profil Perusahaan

c.         Analisa Lingkungan Eksternal

d.        Analisa Internal Perusahaan

e.         Identifikasi Kesempatan dan Ancaman Strategik

f.          Pembuatan Keputusan Strategik

g.         Pengembangan strategi Perusahaan

h.         Implementasi Strategi

i.           Peninjauan kembali dan evaluasi.

Lima variabel yang biasanya merupakan faktor-faktor kritis implementasi strategi adalah tugas, orang, struktur, teknologi, dan sistem balas jasa.

Kebaikan-kebaikan perencanaan strategik adalah dalam memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Kebaikan penting perencanaan strategi lainnya adalah membantu para manajer dalam pembuatan keputusan.

Kelemahan-kelemahan perencanaan strategi adalah bahwasannya hal itu memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar. Kelemahan selanjutnya adalah bahwa perencanaan strategik kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.

2.        rencana-rencana operasional (operational plans), ada dua tipe-tipe rencana operasional, yaitu:

a.         Rencana-rencana Sekali Pakai Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidakberulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Sebagai contoh,perencanaan perusahaan untuk membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut, walaupun perusahaan telah membangun sejumlah gudang lain di waktu yang lalu.

b.         Rencana-rencana TetapWujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan.Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah(modifikasi) atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan paramanajer menghemat waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembutankeputusan karena situasi-situasi yang sama ditangani secara konsisten.

d)       Hambatan-hambatan perencanaan efektif

Ada sejumlah alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok atau satuan kerja mereka, yaitu :

1.        Kurang Pengetahuan Tentang Organisasi.

2.        Kurang Pengetahuan Tentang Lingkungan.

3.        Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.

4.        Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.

5.        Biaya.

6.        Takut Gagal.

7.        Kurang Percaya Diri.

8.        Ketidaksediaan.

e)        Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana

Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup kegunaan, ketepatan dan obyektivitas, ruang lingkup, efektivitas biaya, akuntabilitas, dan ketepatan waktu.

6.       Penetapan Tujuan Organisasi

a.         Misi dan tujuan organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuan-tujuan, terlebih dahulu harus menetapkan misi atau maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksudorganisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yangmembedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengindentifikasikan ruanglingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Misi merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategik perusahaan, mencerminkan konsep diri perusahaan, serta menunjukan bidang-bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan-kebutuhan langgananutama yang akan dipuaskan perusahaan.Tujuan organisasi ialah suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan di manaorganisasi bermaksud untuk merealisasikan dan sebagai pernyataan tentang keadaan diwaktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untukmenimbulkannya. Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasiyang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.

b.        Berbagai fungsi tujuan organisasi

Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yangbervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagai berikut :

a)        Pedoman bagi kegiatan

b)        Sumber legitimasi

c)        Standar pelaksanaan

d)       Sumber motivasi

e)        Dasar rasional pengorganisasian.

c.         Tipe-tipe tujuan

a)        Tujuan kemasyarakatan (Societal goals)

b)        Tujuan keluaran (Output goals)

c)        Tujuan sistem (Sistem goals)

d)       Tujuan produk (Product goals)

e)        Tujuan turunan (Derived goals)

d.        Proses penetapan tujuan

Proses penatapan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Beberapa unsur dasar yang melatar-belakangi penetapan tujuan suatu organisasi untuk menciptakan nilai-nilai tersebut adalah :

a)        Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat paling sedikit sama dengan harganya.

b)        Bahwa barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen atau angganan.

c)        Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.

d)       Bahwa dengan kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik dari sekedar menjaga kelangsungan hidup (survive), yaitu untuk pertumbuhan (growth) dan dapat menghasilkan laba (profitable).

e)        Bahwa pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modalnya dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi.

f)         Bahwa perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

e.         Bidang-bidang tujuan

Peter Drucker, selama bekerja sebagai konsultan untuk GE, mengidentifikasikan secara terperinci 8 bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan. Bidang-bidang itu adalah :

a)        Posisi pasar. Perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan “direbut”.

b)        Produktifitas. Adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi.

c)        Sumber daya phisik dan keuangan.

d)       Profitabilitas. Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain.

e)        Inovasi. Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.

f)         Prestasi dan pengembangan manajer. Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif.

g)        Prestasi dan sikap karyawan. Karyawan operatif melaksanakan sebagian besarpekerjaan normal dan rutin di setiap organisasi.

h)        Tanggung jawab sosial dan publik.

Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menangani boikot publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan pemerintah, kelompok-kelompok berkepentingan, dan sebagainya.

f.          Management By Objectives (MBO)

Management By Objectives atau MBO pertama kali diperkenalkan oleh peter Drucker dalambukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Prosesnya juga berjalan dengan nama-nama lain, termasuk “manajemen berdasarkan sasaran”, “manajemen berdasarkanhasil”, atau “management by results”, “goals management”, “work planning and review”,“goals and controls”, “joint target setting”, dan sebagainya. Walaupun menggunakan nama-nama yang berbeda prosesnya adalah sama. MBO telah berkembang sangat terkenal,terutama dalam-organisasi-organisasi besar. Pada hakekatnya MBO menekankan pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan efektif.

g.         Sistem MBO

Berikut ini akan diuraikan unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif yaitu komitmen pada program, penetapan tujuan manajemen puncak, tujuan-tujuan perseorangan, partisipasi, otonomi dalam implementasi rencana, serta peninjauan kembali prestasi.

h.        Kekuatan  dan  kelemahan MBO

Dalam suatu survey terhadap para manajer, Tosi dan Carroll mengemukakan kebaikan-kebaikan berbagai program MBO, yang dapat diperinci sebagai berikut :

a)      Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

b)      Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuandan sasaran.

c)      Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.

d)     Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.

e)      Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan padapencapaian tujuan tertentu. Ini juga memungkinkan para bawahan mengetahui kualitas pekerjaan mereka dalam hubungannya dengan tujuan organisasi.

Ada dua kategori kelemahan–kelemahan khas untuk organisasi yang mempunyai program-program MBO formal. Dalam kategori pertama adalah kelemahan-kelemahan yang melekat pada proses MBO. Ini mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta biasanya meningkatkan banyaknya kertas kerja. Dalam kategori kedua, kelemahan-kelemahan seharusnya tidak ada tetapi sering dijumpai dalam pengembangan dan implementasi program-program MBO. Kategori kedua ini menyangkut beberapa masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

a)        Gaya dan dukungan manajemen.

b)        Penyesuaian dan perubahan.

c)        Ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.

d)       Deskripsi jabatan.

e)        Penetapan dan pengkoordinasian tujuan.

f)         Pengawasan metoda pencapaian tujuan.

g)        Konflik antara kreativitas dan MBO.

i.           Membuat MBO Efektif

Unsur-unsur penting yang diperlukan bagi efektivitas MBO.

a)        Mendidik dan melatih manajer.

b)        Merumuskan tujuan secara jelas.

c)        Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu.

d)       Membuat umpan balik efektif.

e)        Mendorong partisipasi.

7.       Pembuatan Keputusan

Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkanperanan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaiankegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu.

a.         Tipe-tipe keputusan

Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dansituasi yang ada. Keputusan-keputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang dibuatdi bawah kondisi kepastian, risiko, dan ketidak pastian.Keputusan-keputusan yang di program (programmed decisions) adalah keputusan yangdibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Keputusan-keputusan ini rutin danberulang-ulang.Keputusan-keputusan yang tidak di program (non-Programmed decisions), di lain pihak,adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus, khas, atau tidak biasa.Bila suatu masalah yang timbul tidak cukup diliput oleh kebijaksanaan atau sangat pentingsehingga perlu penanganan khusus, harus diselesaikan dengan suatu keputusan yang tidakdi program.

b.        Proses Pembuatan keputusan

Banyak manajer yang harus membuat keputusan dengan metode-metode pembuatan keputusan informal untuk memberikan pedoman bagi mereka. Tidak ada pendekatanpembuatan keputusan yang dapat menjamin bahwa manajemen akan selalu membuatkeputusan yang benar, tetapi bagaimanapun juga, para manajer yang menggunakan suatupendekatan yang rasional, intelektual dan sistematik akan lebih berhasil dibanding paramanajer yang menggunakan pendekatan informal.Proses dasar pembuatan keputusan rasional hampir sama dengan proses perencanaan strategik formal yang di bahas dalam bab 5. Ini mencakup identifikasi dan diagnosa masalah,pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternatif-alternatif, penilaianberbagai alternatif penyelesaian, pemilihan alternatif terbaik, implementasi keputusan danevaluasi terhadap hasil-hasil.

c.         Pohon Keputusan dan Pembuatan Keputusan

Pohon keputusan (decision tree) dikembangkan untuk membantu para manajer membuatserangkaian keputusan yang melibatkan peristiwa-peristiwa ketidakpastian. Pohon keputusan adalah suatu peralatan yang menggambarkan secara grafik berbagai kegiatanyang dapat diambil dan hubungan kegiatan-kegiatan ini dengan berbagai peristiwa di waktu mendatang yang dapat terjadi. Seperti teknik-teknik riset operasi lainnya, pohon keputusantidak akan membuat keputusan bagi manajer kebijakan masih akan diperlukan. Bagaimanapun juga, dalam berbagai situasi yang tepat, penggunaan pohon keputusan akan mengurangi kekacauan potensial dalam suatu masalah kompleks dan memungkinkan manajer untuk menganalisa masalah secara rasional.

d.        Ciri-ciri Riset Operasi

Ada tujuh ciri utama riset operasi, yang dapat diperinci sebagai berikut :

1.        Terpusat pada pembuatan keputusan.

2.        Penggunaan metoda ilmiah.

3.        Penggunaan model matematik.

4.        Efektivitas ekonomis.

5.        Bergantung pada Komputer.

6.        Pendekatan tim.

7.        Orientasi sistem.

e.         Tahap-tahap Pendekatan Riset Operasi 

Pendekatan riset operasi untuk pemecahan masalah mempunyai 5 tahap :

1.        Diagnosa masalah.

2.        Perumusan masalah.

3.        Pembuatan model.

4.        Analisa model.

5.        Implementasi penemuan.

f.          Berbagai Model dan Teknik Riset Operasi

Ada sejumlah cara pengelompokan model-model yang digunakan dalam riset operasi. Pembedaan yang biasa dibuat adalah antara model normatif dan deskriptif. Model normatif menggunakan apa yang seharusnya dilakukan. Model deskriptif menggambarkan segala sesuatu sebagaimana adanya.

Programasi Linear adalah suatu peralatan riset operasi yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah “optimasi” atau masalah-masalah di mana ada satu jawaban “paling baik” dari serangkaian alternatif. Model ini banyak digunakan untuk menentukan cara terbaik pengalokasian sumber daya-sumber daya yang terbatas guna mencapai hasil akhir yang diinginkan.

Model-model programasi linear dapat diterapkan pada berbagai operasi bisnis dan industri di mana dapat diperoleh nilai maksimum atau minimum, seperti penetapan keluaran mesin maksimum, tingkat persediaan ideal, campuran produk terbaik, masalah transportasi, masalah penugasan (Assignment problem), penganggaran modal, pemilihan media pengiklanan, dan sebagainya.

Beberapa model dan teknik riset operasi akan dibahas berikut ini :

a)        Teori antrian.

b)        Model garis tunggu.

c)        Analisa network.

d)       Teori permainan.

e)        Model rantai Markov.

f)         Programasi dinamik.

g)        Simulasi.

g.         Aplikasi Teknik-teknik Riset Operasi

Paling tidak ada delapan jenis masalah praktek manajerial dimana teknik-teknik riset operasi sering diterapkan, diantaranya sebagai berikut :

a)        Masalah-masalah persediaan.

b)        Masalah-masalah Alokasi.

c)        Masalah-masalah Antrian (garis tunggu).

d)       Masalah-masalah pengurutan.

e)        Masalah-masalah routing atau scheduling).

f)         Masalah-masalah pergantian.

g)        Masalah-masalah persaingan.

h)        Masalah-masalah pencarian.

h.        Kebaikan dan keterbatasan penggunaan riset Operasi

Teknik-teknik riset operasi mempunyai satu maksud, yaitu untuk membantu para manajer membuat keputusan-keputusan yang lebih baik. Maksud ini dapat terpenuhi karena teknik-teknik riset operasi mempunyai tiga kebaikan pokok :

a)        Memungkinkan untuk memerinci suatu masalah kompleks dan berskala besar menjadi bagian-bagian lebih kecil sehingga dapat lebih mudah didiagnosa dan dianalisa.

b)        Dalam penyusunan dan analisa model-model riset operasi, para peneliti harus memperhatikan perincian dan mengikuti berbagai prosedur logik dan sistematik.

c)        Teknik-teknik riset operasi sangat membantu dalam penilaian alternatif-alternatif.

Di samping kebaikan-kebaikan di atas, teknik-teknik riset operasi juga mempunyai berbagai keterbatasan :

a)        Proyek-proyek riset operasi sering terlalu mahal bagi banyak organisasi atau banyak jenis masalah, sehingga sebelum keputusan untuk menggunakannya dibuat perlu dilakukan analisa biaya kegunaan.

b)        Riset operasi tidak dapat diterapkan secara efektif dalam banyak situasi.

c)        Riset operasi dapat dengan mudah menjadi teknik-teknik yang terpisah dari kenyataan, mungkin karena kesalahan dalam anggapan-anggapan tentang masalah atau karena variabel-variabel tertentu diabaikan.

i.           Masalah-masalah Penggunaan Pendekatan Riset Operasi

Grayson mengemukakan beberapa alasan mangapa bannyak manajer tidak menggunakan teknik-teknik riset operasi :

a)        Kekurangan waktu.

b)        Ketiadaan data.

c)        Penolakan terhadap perubahan.

d)       Waktu tanggapan lama.

e)        Penyederhanaan yang berlebih-lebihan.

j.          Pedoman Penggunaan Efektif Riset Operasi

Para manajer akan memperoleh keuntungan dengan meningkatkan kegunaan riset operasi dan membuat lebih mungkin untuk menerapkan bantuan saran-saran riset operasi. Wagner telah mengemukakan bahwa program-program riset operasi akan paling berguna dengan meliput delapan unsur berikut :

a)        Dukungan manajemen puncak.

b)        Tanggung jawab manajerial bagi program.

c)        Partisipasi manajer.

d)       Penggunaan kebijakan manajerial.

e)        Pengumpulan data secara cepat.

f)         Aspek-aspek teknik tidak dibiarkan mendominasi.

g)        Persiapan untuk kesulitan-kesulitan awal.

h)        Penyimpanan laporan secara akurat.